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Gestión Documental
Dentro del módulo DIN se encuentra el módulo Documentos donde se realiza toda la gestión documental del despacho, cuyo estado documental resulta de las combinaciones de los estados de los registros, según lo definido por la agencia.
A continuación se muestra una tabla con los estados que se le van asignando a los registros:
Estados asignados a los registros
| Estado Documento | Descripción |
|---|---|
| Por Revisar | Aplica a los registros que se les ha cargado un documento, pero no ha sido validado aún por el ejecutivo. |
| Conforme | Aplica a los registros que se encuentran validados por el ejecutivo y están aprobados. |
| No conforme | Aplica para los registros que tras ser revisados por el ejecutivo, se encuentran rechazados. |
| Doc. Complementario | No influye en el estado documental |
| Carpeta Electrónica | Todo registro que es creado desde carpeta electrónica. |
A continuación se muestra una tabla con los estados que resultan, luego de que el robot calcula las combinaciones de los estados de los registros.
Estado Documental
|
Estado Documental |
Descripción |
|---|---|
|
Sin Documentos |
No hay documentos cargados a los registros |
|
Documentos No Conforme |
No hay registros en el estado Por Recibir y existe al menos un registro en el estado No Conforme |
|
Documentos En Revisión |
No hay registros en el estado Por Recibir, no hay registros en el estado No Conforme y al menos hay un registro en el estado Por Revisar |
|
Documentos Incompletos |
Los registros tienen documentos cargados pero existe al menos un registro en el estado Por Recibir |
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Documentos Completos |
Todos los registros deben estar en el estado Conforme |
¿Cómo cargar un archivo en un registro para la gestión documental?
La forma de cargar un archivo al registro puede ser de varias maneras, por registro, desplazando el documento o por carga masiva de documentos.
Por Registro
Ingresar a la Gestión Documental
- Ingresar al registro al que se le va a cargar el archivo.
Seleccionar el campo
- Pinchar en el campo que dice Subir Archivo PDF y proceder a subir el archivo.
Desplazando el documento
Ingresar a la Gestión Documental
- Verificar que el registro al que le vamos a subir el archivo, esté creado.
Desplazar el documento
- Teniendo el documento en el escritorio, disminuir el tamaño de la pantalla de la plataforma de EURUS y arrastrar el documento que está en el escritorio, al ícono de nube. Con ello se carga el documento en el registro.
Si el registro no está creado, se puede arrastrar al ícono 
y con eso se carga el registro junto con el documento.
Carga Masiva
Ingresar a la Gestión Documental
- Disminuir el tamaño de la pantalla de la plataforma EURUS y seleccionar los archivos que desea cargar, que se encuentran en el escritorio.
Second Step
- Arrastrar esos documentos y llevarlos al ícono con ello se cargan todos los registros con su respectivo documento.
