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Gestión Documental
Dentro del módulo DUS se encuentra el módulo Documentos donde se realiza toda la gestión documental del despacho, el cual resulta de las combinaciones de los estados de los registros, según lo definido por la agencia.
A continuación se muestra una tabla con los estados que se le van asignando a los registros
Estados asignados a los registros
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Estado Documento |
Descripción |
|---|---|
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Por Recibir |
Aplica a los registros creados pero que no tienen documentos cargados. |
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Conforme |
Aplica para los registros que están validados validados por el ejecutivo |
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No Conforme |
Aplica a los registros que luego de ser revisados por el ejecutivo, se encuentran rechazados |
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Carpeta electrónica |
Todo registro que es creado desde carpeta electrónica |
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Por Revisar |
Aplica a los registros que se les ha cargado un documento pero no ha sido validado por el ejecutivo |
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Doc. Complementario |
No influye en el estado documental |
A continuación se muestra una tabla con los estados que resultan, luego de que el robot calcula las combinaciones de los estados de los registros.
Estado Documental
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Estado Documental |
Descripción |
|---|---|
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Sin Documentos |
No hay documentos cargados a los registros |
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Documentos No Conforme |
No hay registros en el estado Por Recibir y existe al menos un registro en el estado No Conforme |
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Documentos En Revisión |
No hay registros en el estado Por Recibir, no hay registros en el estado No Conforme y al menos hay un registro en el estado Por Revisar |
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Documentos Incompletos |
Los registros tienen documentos cargados pero existe al menos un registro en el estado Por Recibir |
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Documentos Completos |
Todos los registros deben estar en el estado Conforme |
¿Cómo cargar un archivo en un registro para la gestión documental?
La forma de cargar un archivo al registro puede ser de varias maneras, por registro, desplazando el documento o por carga masiva de documentos.
Por Registro
- Pinchar el registro.
- Seleccionar el campo archivo
- Subir el archivo
Desplazando el documento
- Teniendo el documento en el escritorio, disminuir el tamaño de la pantalla de la plataforma de EURUS y arrastrar el documento que está en el escritorio, al ícono de nube. Con ello se carga el documento en el registro.
Si el registro no está creado, se puede arrastrar al ícono 
y con eso se carga el registro junto con el documento.
Carga Masiva
- Disminuir el tamaño de la pantalla de la plataforma EURUS y seleccionar los archivos que desea cargar, que se encuentran en el escritorio.
- Arrastrar esos documentos y llevarlos al ícono con ello se cargan todos los registros con su respectivo documento.